Panoramica sulla conformità
Questa pagina spiega come Boxium approccia la gestione conforme degli archivi fisici. Non costituisce consulenza legale.
Volete verificare la vostra configurazione attuale?
Conservazione documenti
GeBüV (sintesi)
Per molte aziende svizzere, i documenti commerciali devono essere conservati per anni e rimanere leggibili e completi.
In pratica, questo significa:
- Dovete essere in grado di produrre i documenti su richiesta
- I documenti devono rimanere completi e inalterati
- La gestione deve essere tracciabile (chi ha avuto accesso, quando)
Cosa fa Boxium operativamente
- • Registra la catena di custodia al ritiro e alla consegna
- • Registra le scatole in un'area controllata con accesso registrato
- • Restituisce le scatole su richiesta (per scatola, non per documento)
- • Supporta la distruzione (solo con vostra conferma scritta)
Cosa resta di vostra responsabilità
- • Decidere cosa deve essere conservato e per quanto tempo
- • Imballare le scatole in modo che i contenuti restino stabili e identificabili
- • Confermare per iscritto prima di qualsiasi distruzione
Privacy
LPD/DSG (sintesi)
Se gli archivi contengono dati personali, il deposito fisico va trattato come un processo controllato.
Le aspettative operative includono tipicamente:
- Accesso controllato
- Gestione al minimo necessario
- Tracciabilità
- Chiarezza sui subappaltatori (se utilizzati)
Postura di processo Boxium
- L'accesso è limitato e registrato
- Il passaggio è registrato al ritiro e alla consegna
- I subappaltatori operano con istruzioni documentate
Gestione del rischio
Errori tipici che evitiamo
«Self-storage» senza log di accesso né catena di custodia
Ritiro/restituzione informale senza traccia scritta
Recupero parziale della scatola (alto rischio di perdita e confusione)
Promesse di scansione che implicano «copie certificate» senza un processo definito
FAQ
Domande sulla conformità
Boxium fornisce la certificazione GeBüV?
Non certifichiamo la vostra conformità. Forniamo controlli operativi (catena di custodia, registrazione accessi, gestione della conservazione) che supportano la vostra postura di conformità. Voi rimanete responsabili di determinare cosa deve essere conservato e per quanto tempo.
Chi decide quando i documenti possono essere distrutti?
Voi. Distruggiamo solo quando confermate per iscritto che la conservazione è terminata e la distruzione è autorizzata. Non prendiamo mai decisioni di conservazione per vostro conto.
Posso verificare il vostro deposito?
Sì, su appuntamento. Possiamo fornire log di accesso e registrazioni della catena di custodia per le vostre scatole su richiesta.
Cosa succede se una scatola viene danneggiata?
Documentiamo le condizioni al momento del ritiro. Eventuali danni scoperti vengono registrati e segnalati. I termini di responsabilità sono definiti nel vostro contratto di servizio.
Utilizzate subappaltatori?
Per fasi specifiche come la distruzione certificata, possiamo avvalerci di subappaltatori selezionati con istruzioni documentate. L’elenco dei subappaltatori è disponibile su richiesta.
Per quanto tempo conservate i log di accesso?
I log di accesso sono conservati per la durata del contratto di servizio più un periodo ragionevole per la risoluzione delle controversie e gli obblighi legali.